Ik begin in Google Docs (waar je met meerdere mensen tegelijk in kan samenwerken). Dat is onze "kladblok". Alle, maar dan ook alle informatie die ook maar iets met de reis te maken heeft, wordt daarin gegooid. Alles wat we op internet vinden wordt ofwel gelinkt, ofwel samengevat erin gezet.
De belangrijkste tabel gaat natuurlijk over de dagindelingen, met de reistijden en afstanden, aangeraden vertrektijden en verwachte aankomsttijden, interessante stopplaatsen, kanshebbende wandelingen en hun lengte/zwaarte, openingstijden van visitor centers, mooie sunset spots, links naar google maps routes, links naar NPS.gov pdf kaartjes, en andere interessante links waar de informatie vandaan komt (bv ontdek-amerika, dit forum, etc). (Zo kunnen mede-reisgenoten ook daar eens gaan rondsnuffelen.) Daar wordt dan wat over gediscussieerd in het document zelf. Die tabel wordt zo altijd maar verder en verder uitgebreid en opnieuw ingekort tot we een interessante en haalbare planning hebben samengepuzzeld. Alles waar we niet over overeenkomen of wat gewoon niet haalbaar blijkt te zijn op die dag, gaat eruit. Zo is er ter plaatse geen discussie of getwijfel, en minder kans om een lange, zware, en tegelijk saaie wandeling te maken ten koste van andere veel mooiere zaken.
De 2e tabel gaat over de hotels. Wie geboekt, op welke site geboekt, voor hoeveel, prepaid of pas ter plaatse te betalen, boekingsnummers, contactgegevens, checkin/out tijden, cancellation policy, ...
Dan een hoofdstuk met alle vluchtgegevens, eticket nummers, contactgegevens, bagage policy's, ... En hetzelfde voor de huurauto, en hetzelfde met bv verzekeringsinfo en andere belangrijke telefoonnummers van bv de bank, etc ....
Dat wordt uiteindelijk redelijk rommelig, want elk van ons die daarin werkt, gebruikt zijn eigen kleurtje
Maar dat geeft niet, de maand voor vertrek wordt uit die kladblok een nieuw en proper "definitief" Google Document gemaakt, het "roadbook", op A4 formaat, en waarbij alle informatie per dag gegroepeerd wordt. Dus met 1 of 2 recto-verso A4tjes weten we alles wat we moeten weten voor die dag. Daar staan uiteindelijk ook een paar Google Maps screenshots van de route van die dag in; een globaal overzicht en een detail van de aankomst of andere "ingewikkeldere" plaatsen. Een wegenatlas nemen we niet mee, wel een gps. Reisgidsen al helemaal niet. Het roadbook is onze gepersonaliseerde reisgids...Dat wordt dan in een dun ringmapje gebundeld, samen met print-outs van boekingsbevestigingen/vouchers/etc en enkele plastieken "U-mapjes" om foldertjes van de parken en betalingsbewijzen e.d. in te gooien. Overigens blijft deze map zoveel mogelijk bij mij in men rugzak. Bij elke stop waar we de auto uit het zicht zouden verliezen, gaat de rugzak mee ... Daarnaast print iedereen het roadbook uit zodat iedereen een exemplaar bij heeft. Reserveringsbevestigingen staan sowieso op gmail dus daar kan ik via smartphone ook nog eens aan. En zelfs al gaan alle roadboeken in vlammen op, onderdeel zijnde van Google Docs, blijft het nog altijd toegankelijk via smarthone
Uiteindelijk wordt dan dan zoiets (fictief vb):
Zoiets. Zo zie je in 1 oogopslag hoe zwaar het die dag wordt, wanneer je best vertrekt, ALS je schattingen kloppen, wanneer je ongeveer zou aankomen, of je nog moet tanken voor je vertrekt, of je een picnic moet kopen, hoelang een bepaalde wandeling ongeveer duurt en dus hoeveel water je best meeneemt, of je je best nog eens opnieuw insmeert, of de rugzak mee moet, of een extra camera batterij mee moet, etc.Dag x - zaterdag x juli 2012 => Torrey
300km, 4u30 (nonstop)
Moab (09u00) => Torrey (20u00)
Planning:Hotel:
- 09u00: vertrek (A)
- 10u00-11u00: Goblin Valley SP (B)
- Meerdere hikes mogelijk, maar ik zou gewoon vrij wandelen in de valley
- 11u15-13u15: Little Wild Horse Canyon (C)
- Return from Goblin Valley, left onto dirt +- xx miles, impassable when wet
- 14u00: Hanksville (D)
...
- Lunch? Geen alternatieven rond deze tijd of locatie
- 20u00: Torrey
- (20u30: sunset)
xxx
xxx Street, Torrey. Tel: xxx
cancel. policy: xxx
checkin/out: xxx
geboekt: ik, xxx EUR, prepaid, hotels.com, conf nr: xxx
Maps:
....
De tijden zijn natuurlijk maar schattingen en die moeten niet stipt gevolgd worden. We zijn nog altijd vrij te doen wat we willen. Het is al voorgevallen dat we een totaal andere route hebben moeten nemen owv slecht weer of wegenwerken. En dat we eens de volledige planning van die dag geschrapt hebben en gewoon niets gedaan hebben buiten geluierd... De planning is een guideline, geen verplichting. De tijden dienen enkel als referentiepunten. Stel dat je pas om 10u kan vertrekken uit Moab ipv 9u, dan doe je gewoon elk punt +1u en je hebt opnieuw een up-to-date planning
Maar zo zie je ook direct dat de enige lunch mogelijkheid onderweg wel heel laat begint te vallen, dus: picnic kopen voor je vertrekt. Stel dat je uiteindelijk pas om 13u15 bij Little Wild Horse Canyon aankomt om welke reden dan ook, dan weet je dat je ofwel beter die wandeling serieus inkort, ofwel gewoon geheel overslaat. Je ziet direct op je blad dat je daarmee in 1 klap 2u wint. Zo zit je terug "op schema", ipv pas om 22u in Torrey te moeten aankomen en een groot deel van Capitol Reef NP pas na sunset te moeten aanschouwen.
En van dat laatste ben ik altijd "bang". Bang om fantastische dingen te missen door gebrek aan wat voorbereiding. Ik zou het mijzelf niet kunnen vergeven om bij thuiskomst te moeten aanhoren
* "En, heb je dit gezien?!? En dit? En ben je daar geweest? Ik ben daar al geweest, dat was fantastisch daar!".
- Erm, neen.... niet gezien.... Waar was dat? Ah nee, geen tijd gehad. En daar? Nee was al donker toen. En daar? Nee, hebben de interstate genomen ipv die fantastische scenic road waarover je spreekt....
Nee. Liever voorbereiden en het maximum uit je reis proberen halen Ja, er kruipt immens veel tijd in, maar dat is imo een deel van de reisbeleving
En juist omdat je op voorhand al immens veel gelezen hebt en samenvattingen hebt gemaakt in je roadbook, ken je die regio bij wijze van spreken al uit je hoofd en kan je er eigenlijk blind doorrijden, zonder planning of GPS, en dat geeft wel een goed gevoel Waar je reisgenoten die veel minder aan de voorbereidingen hebben gewerkt, zitten te sukkelen met routekaartjes en de GPS en jou altijd moeten raadplegen, zeg jij gewoon uit je hoofd "geen gps nodig: over een uur of 2 aan de intersection met I70 naar het zuiden" 
Waar de anderen zich dus misschien wat beginnen opjagen, ben ik juist meer ontspannen 
Niet zozeer met van uur tot uur alles beschreven maar wel de dingen die ik wil gaan doen die dag en het eventueel vervoersmiddel dat we er bij nemen (bv in NY heb ik dit gedaan met een metrokaartje en de stopplaatsen erbij) en dan zeker bekijken wanneer er de laatste bus of zo is. En ik neem dan ook een mapje mee met alle gegevens van hotels, vluchten, reeds geboekte toers, .... Ik vind dit leuk om van te voren te doen en het is toch handig als je niet direkt een pc bij de hand hebt om dan dingen na te kijken.
Je kunt het precies zo meenemen als jij wilt. De rest laat ik achter voor / bij ouders.
Ik doe er eigenlijk geen plaatjes in hoogstens praktische kaartjes.
