Certified Copy

[SylVol]

...

[Dento]

Vaak kun je bij de plaatselijke overheid een "certified copy" krijgen van bepaalde documenten (mits het uiteraard originele Amerikaanse documenten zijn). Afhankelijk van het document wat je nodig hebt kom je al snel uit bij de Vital Statistics afdeling van een gemeente of staat. Soms moet je hier vantevoren een officiële aanvraag voor indienen (per staat/county/stad verschillend).

In veel staten kan ook een "notary public" een "certified copy" van een origineel document voor je maken.

Enkele jaren terug werkte er iemand bij mijn schoonmoeder in het ziekenhuis die "notary public" was, en zij kon een "certified copy" van een document voor ons maken. Document op de kopieermachine, "notary public" stempel en handtekening erop, een korte verklaring erbij dat het een echte kopie is van een officieel origineel document ("I,..., notary public, etc.") en klaar.

In Arizona worden door "notary public" gemaakte kopietjes ook als "certfied copies" gezien (is niet in elke staat zo). Via deze link vind je bijvoorbeeld al 3 notaries public in Gilbert, AZ.

Het hangt dus ook een beetje af van van welk soort document je een "certified copy" nodig hebt...

[SylVol]

...

[guinevere]

Ik weet niet precies wat je met certified copy bedoeld, maar als ik het goed begrijp dan kan dat bij UPS winkels. Ik heb een aantal dingen bij die van ons laten kopieren en "notarizing." Bel ze anders even om het te vragen.

[Bandido]

Er is inderdaad een verschil tussen "to notarize a document" (NIET hetzelfde als een NL notaris) of een apostille halen. Het eerste kan bij een UPS winkel, het tweede vaak bij een county courthouse, notary public of een city hall, afhankelijk van waar je woont. Ik zou even navragen wat er bedoeld wordt.

[SylVol]

...

[Bandido]

Volgens mij heb je daar gelijk in.

[Dento]

Naar mijn weten is een apostille NIET hetzelfde als een "certified copy" door een "notary public", omdat een apostille net weer een stapje hoger in de officiele rangorde staat. Als dat het geval was geweest hadden we ons destijds heel veel moeite kunnen besparen...

Edit: heb nog even gezocht:

A notarized document is a copy of the document which is certified to be a true copy of the original and signed (notarized) by the one who is a registered Notary Public. This notary public is usually an attorney a lawyer or a justice of the peace. An apostille to a document is the authentication, by a specially appointed government official, of a copy of a public document which has been notarized as a true copy by a notary public.

Inderdaad niet hetzelfde dus, en inderdaad een verklaring van authenticiteit door iemand die hoger in de "food chain" staat dan een "notary public".

[ned in MO]

Een notary public heb je ook bij elke bank

[Dento]

Let trouwens ook even erop dat sommige staten naast een "notarization" bij sommige documenten ook een "certification" vereisen. Volgens een lijstje dat ik heb gevonden staat Arizona daar niet tussen (wel Alabama, California, Kentucky, Indiana, Maryland, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Oklahoma, Pennsylvania, en Tennessee). Wellicht voor de zekerheid toch een telefoontje eraan wagen om te checken of "notarization" voldoende is?

[Vol]

Het blijkt toch niet zo eenvoudig. We hebben een certified copy nodig van onze marriage certificate voor de naamswijziging bij USCIS.
De notary op het werk van mijn vrouw zegt dat ze het niet mag omdat het een public record is en die blijkbaar niet gecertificeerd moeten worden. Geweldig.

Ze gaat het straks nog even bij een andere notary proberen maar het hele proces is bijzonder frustrerend. Het probleem zit eigenlijk nog wat dieper, we hebben een brief teruggekregen dat de aanvraag on hold is gezet omdat ze meer informatie nodig hebben. Wat voor informatie en hoe wordt er niet bijzegd dus we nemen maar aan dat het is omdat de papieren die we ingediend hebben geen certified copies zijn, al heeft het baliepersoneel de originelen onder ogen gehad.

Ook een telefoontje naar de USCIS helpt niet, ze kunnen en mogen niets zeggen ivm privacy overwegingen. Terwijl je net nog net niet je bh maat als verificatie door hebt moeten geven. Je wordt echt bijzonder onbeschoft te woord gestaan. Die mensen zijn echt wel de personificatie van de 'ambtenaar'.

[Dento]

Zijn jullie in de VS of in Nederland getrouwd? Als je in de VS getrouwd bent kun je bij de Vital Statistics afdeling van de gemeente waar je getrouwd bent een "certified copy" aanvragen... Vaak kun je dat ook via het internet aanvragen.

[Vol]

in NL...

Dus als de 2e notary het ook niet kan doen sturen we maar het originele uitreksel op en vragen dan maar een nieuwe aan voor onze eigen records.

[Dento]

Inderdaad, en dan maar hopen dat ze niet moeilijk gaan doen over dat origineel...

[SylVol]

...

[dutchie_in_boston]

gut, ik zat dit zo te lezen en dacht dat als jij een notary public zo gek krijgt een zwartwit kopietje van een officieel government document te waarmerken, dan moet ik z'n (m/v) naam hebben . Dat kan dus niet, zoals je al weet. Ook mag alleen een originele handtekening worden genotarized, geen kopie of fax. Een certified copy van een huwelijksregister uittreksel mag alleen worden geproduceerd door de gemeente, die waarmerken zo'n origineel uittreksel. En ik vind het fijn om te lezen dat USCIS weinig info over de telefoon wil geven juist omdat ze over zoveel van mijn prive info beschikken - natuurlijk hartstikke frustrerend als je snel info nodig bent, maar wel zo veilig.

[SylVol]

...